Главная | Канцтовары для офиса: как правильно организовать хранение документов

Чтобы избежать в дальнейшем путаницы с документами, следует позаботиться об их хранении заранее, покупая канцтовары для офиса оптом. Организованное хранение документов в электронном варианте мало кому подходит, поскольку необходимо позаботиться о приобретении дорогостоящей лицензии на электронные подписи и печати, организовать электронный документооборот. Именно поэтому хранение архивов в обычных пластиковых или картонных папках все еще актуально.

Приобретая канцтовары для организации хранения документации, следует учитывать тип документов, поскольку кроме архивных, существуют еще и текущие документы, которые также нуждаются в хранении. Для хранения документов, вышедших из оборота, используются специальные большие папки: папка скоросшиватель из пластика или плотного картона, жесткая папка короб или папка типа «Дело». Назначение таких папок в надежной защите документов от внешнего воздействия, однако, помимо хранения, папка должна обеспечивать доступ к документации. Чтоб, если вдруг понадобится какой-то документ из папки, его можно было извлечь, не доставая при этом все остальные. Заботясь о проблеме хранения документации, нужно позаботиться и о бумаге для документов. Поскольку некачественная бумага со временем начинает желтеть, надо тщательно ее выбирать. В этом плане зарекомендовала себя бумага Снегурочка и ее конкурент на отечественном рынке – бумага Svetocopy, бумага этой марки даже спустя много времени не изменит своего цвета.

Для текущей документации применяются несколько другие канцтовары для хранения. Это горизонтальный или вертикальный лоток для документов или папка уголок. Для скрепления документов между собой используется степлер и скрепки. Наиболее распространенной является папка уголок А4 формата, поскольку все официальные документы компании имеют именно такой размер. Такая папка позволяет документам не испачкаться и не помяться при переездах, поскольку, чаще всего, папки уголки используются для доставки документов на различные собрания, конференции и совещания. Помимо прямого предназначения, папка уголок с нанесенным на нее логотипом компании выполняет еще и имиджевую функцию.